Christoph Hütten referierte über die Zukunft der Bürokommunikation: „Die bluvo AG ist ein mittelständisches Systemhaus mit aktuell 30 Mitarbeitern und wurde bereits 1992 von Holger Blumenkamp und Marcus Vogel gegründet. Wir betreuen überwiegend mittelständische Kunden in NRW rund um die Themen Kommunikation und Zusammenarbeit, Managed Services, Infrastruktur und Sicherheit.“
Das bluvo Team begleitet seine meist langjährigen Kunden bei allen Themen, die die Grundlagen der IT und Digitalisierung betreffen. Der Fokus liegt dabei immer auf dem langfristigen Nutzen für den Kunden, gemeinsam mit den Kunden wird die digitale Zukunft des Unternehmens aus IT-Perspektive entwickelt, damit IT zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für das jeweilige Business wird.
Hütten stellte nach der Vorstellung der bluvo AG einige Fragen in den Raum: “Unser Thema heute ist der Arbeitsplatz der Zukunft – digital und mobil, mit Lust statt Frust. Aber wie sieht dieser aus und was verändert sich? Was muss ich beachten, damit der Arbeitsplatz der Zukunft und mobiles Arbeiten funktionieren? Welche Faktoren spielen eine Rolle, damit Sie sich an neue Rahmenbedingungen schnell anpassen können? Und warum überhaupt das Ganze? Und was ist überhaupt Digitalisierung – ist das wirklich etwas Neues?“
Der Experte stellte die These auf, dass ein Großteil der anwesenden Unternehmen bereits in irgendeiner Form mobil, an wechselnden Arbeitsplätzen oder vom Homeoffice arbeiten. Schwerpunkt der weiteren Überlegungen sollte deshalb das Aufzeigen von Verbesserungspotential und der Ausbau des mobilen Arbeitens sein.
Entwicklungen in der Büroumgebung
Hütten gewährte einen Einblick in die letzten 30 Jahre Unternehmenskommunikation: Mit Beginn der 1990er Jahre veränderten sich die Möglichkeiten und die Ausstattung in den Büros gravierend und mit zunehmender Geschwindigkeit.
War EDV bisher durch Server- beziehungsweise Mainframe-Systeme mit den klassischen schwarzgrünen oder schwarzweißen Terminals zur Erfassung von Daten für Warenwirtschaft und Buchhaltung geprägt, verbreiteten sich mit MS Windows und Office in den 1990er Jahren rasant PCs in den Büros.
Die Schreibmaschine wurde durch Word ersetzt und die Hauspost von E-Mail abgelöst. Die Menge an Informationen stieg stetig an, die Art zu kommunizieren veränderte sich ebenfalls gravierend und tut dies bis heute.
War ein Arbeiten außerhalb des Unternehmens lange in erster Linie dem Vertrieb und Service vorbehalten und fand rein analog und ohne Einbindung in die IT statt, rückten die Kollegen mit den neuen Möglichkeiten näher an den Stammsitz und auch an den Kunden. Durch PC oder Laptop konnten nun Angebote im Homeoffice gedruckt und Präsentation über PowerPoint gehalten werden.
Die erstmal nur wenigen Mitarbeitern vorbehaltenen Autotelefone wurden durch immer kleinere und günstigere Handys ersetzt und steigerten die Erreichbarkeit für Kollegen und Kunden enorm.
Mit dem Internet veränderte sich das Informations- und Konsumverhalten. Neue Geschäftsfelder entstanden, alte verschwanden.
Wer den Anschluss an neue Technologien verpasste, raste vom Markführer in die Pleite.
Mit der Verbreitung von schnellem Internet und leistungsstarken mobilen Endgeräten veränderte sich auch die Art zu arbeiten und das Homeoffice wurde auch ein Modell für viele andere Aufgaben der Verwaltung.
Die Frage wo und wann gearbeitet wird, verliert immer mehr an Bedeutung.
Die Bürokonzepte selbst wechselten in stetiger Regelmäßigkeit zwischen Einzel- und Großraumbüros. An der Frage nach der optimalen Variante scheiden sich die Geister bis heute.
Dennoch geht seit einigen Jahren der Trend eindeutig zum „Open Office“, eine Variante des Großraumbüros, die auf offene Kommunikation ausgelegt ist, aber dennoch Rückzugsräume bietet, zumindest, wenn die Planung nicht einzig auf das Einsparen von Bürofläche ausgelegt wird.
Häufig sind diese Umgebungen auf einen stetigen Wechsel des Arbeitsortes ausgelegt und es gibt nur noch wenige feste Arbeitsplätze. Gearbeitet wird dort, wo ein Platz frei ist oder wo es für die aktuellen Projekte am sinnvollsten ist.
Mit solchen Bürokonzepten verschwimmen auch zunehmend die Anforderungen an den Büroarbeitsplatz mit steigenden Anforderungen an das Homeoffice und an mobiles Arbeiten.
Dabei ist es wichtiger denn je, alle Aspekte eines Unternehmens in die Planung und Ausrichtung mit einfließen zu lassen. Grundsätzliche Fragen sind laut Hütten: „Wie ist die optimale Gestaltung des Arbeitsumfeldes? Welche technischen Voraussetzungen muss man für eine praktische Umsetzung schaffen? Ist die Unternehmenskultur auf den Wandel vorbereitet?“
Anforderungen durch den Arbeitsmarkt
Früher wurden Konzepte und Strategien nach Geschäftsmodel, finanziellen oder räumlichen Gegebenheiten, der geplanten Entwicklung des Unternehmens oder auch schlicht nach dem Geschmack und den Vorstellungen des Chefs entschieden.
Heute kommt ein weiterer entscheidender Faktor hinzu: der Fachkräftemangel.
Fast jedes Unternehmen, das auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist, spürt, dass die Konkurrenz nicht wie früher zwischen den Bewerbern, sondern zwischen den Arbeitgebern besteht. Davon betroffen sind heute alle Bereiche. Egal ob Software-Entwickler, kaufmännische Angestellte in Vertrieb und Verwaltung oder technische und handwerkliche Mitarbeiter, in kaum einem Bereich herrscht heute noch ein ausreichendes Angebot an qualifizierten Mitarbeitern.
Und es ist zu erwarten, dass der Kampf um die besten Talente noch intensiver wird.
Um dem entgegenzuwirken, wird es immer wichtiger, die Arbeitsbedingungen und die Rahmenbedingungen des Arbeitsplatzes an die Anforderungen der potentiellen Mitarbeiter anzupassen.
Die sich ändernden Bedürfnisse der Bewerber wollen berücksichtigt werden. Die Zeiten als monetäre Anreize oder ein Firmenwagen ausreichten, sind für viele Bewerber vorbei. Für die heutigen Generationen sind Themen wie Work-Life-Balance und ein ansprechender Arbeitsplatz mit modernen Arbeitsmitteln entscheidend. Wer heute für einen Arbeitsplatzwechsel empfänglich ist, den bewegt meist nicht nur Geld und Karriere – die Arbeitsbedingungen und der Wohlfühlfaktor sind oft ausschlaggebend.
Gerade bei den jüngeren Generationen spielt die Ausstattung des Arbeitsplatzes eine große Rolle.
Den Eindruck eines hippen Unternehmens mit StartUp-Charakter zu vermitteln ist nicht schwer – hält die Realität diesem Eindruck aber nicht Stand, ist der neue Mitarbeiter schnell wieder weg. Der Kicker im Aufenthaltsraum, Ruhezonen und flexible Arbeitszeitmodelle bringen nichts, wenn die Kultur im Unternehmen dies nicht widerspiegelt.
Wird der Austausch zwischen Kollegen am Kicker nicht als produktive Arbeitszeit gesehen oder steht der Kollege, der sich innerhalb des Büros oder ins Homeoffice zurückzieht unter Verdacht, sich der Arbeit zu entziehen, sorgen die Änderungen für schlechte Stimmung.
Voraussetzung ist also ein Umdenken, wie, wo und wann Arbeit geleistet wird. Arbeitszeiten sind nicht mehr mit der Stechuhr oder durch den Sichtkontakt des Vorgesetzten messbar. Dessen muss man sich bewusst sein und auch kritisch hinterfragen, kann und will ich das für mein Unternehmen.
Vorteile gibt es viele, die für das Homeoffice als zusätzlichen oder überwiegenden Arbeitsplatz sprechen, wie zahlreiche Studien heute bestätigen. Seien es ein geringerer Krankenstand, eine höhere Zufriedenheit und damit bessere Bindung der Mitarbeiter bis hin zu geringeren Kosten, da man weniger Fläche und Ausstattung, beispielsweise in Form von Möbeln benötigt.
Entscheide ich mich für einen neuen und flexiblen Weg der Arbeit, müssen auch die technischen Voraussetzungen hierfür geschaffen werden.
Denn kann der Mitarbeiter im Homeoffice nicht produktiv seine Arbeit erledigen oder scheitert der Rückzug innerhalb des Büros schon an den Voraussetzungen, ist Frustration vorprogrammiert.
Möchte man flexibles und mobiles Arbeiten ermöglichen, darf es keine Rolle spielen, ob man im Hotelzimmer, Homeoffice oder im Garten ist – der erforderliche Zugriff auf die Systeme muss überall entsprechend der Anforderungen reibungslos funktionieren.
Auch flexible oder rotierende Arbeitsplätze innerhalb des Unternehmens stellen häufig vergleichbare Anforderungen an die technischen Rahmenbedingungen. Wenn es nicht möglich ist, ad hoc an einem anderen Platz zu arbeiten, weil der Zugriff auf die IT und persönlichen Ressourcen fehlt, wird dies keiner tun.
Und auch die Anforderungen durch gesetzliche Regelungen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der Schutz der IT-Infrastruktur selbst, muss gewährleistet sein.
Eine Mobilisierungsoffensive mit dem Kauf von Laptop und Tablet zu starten, ist nur dann der richtige Weg, wenn die interne Struktur bereits darauf ausgelegt ist. Häufig sind aber die Anforderungen noch nicht definiert und mit den vorhandenen Möglichkeiten abgestimmt.
Um neue Arbeitsweisen erfolgreich einzuführen, muss man sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Anforderungen an die IT die Aufgaben des Mitarbeiters mit sich bringen und wie diese mit den vorhandenen Systemen umgesetzt werden können. Der Vertriebler im Außendienst hat meist andere Anforderungen und Nutzungszeiten als der Kollege aus der Buchhaltung.
Herausforderung Kommunikation
Kommunikation ist heute das A und O in jedem Unternehmen. Ob per Telefon, Videokonferenz oder Chat. Um Mitarbeiter die nicht im Unternehmen präsent sind, dennoch weitestgehend einzubinden, muss man hierauf ein besonderes Augenmerk legen.
Hier ist wie bei allen Fragen entscheidend, welche Aufgaben der Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens erledigen soll.
Für den klassischen Außendienstmitarbeiter in Vertrieb und Service, der überwiegend unterwegs ist, kann ein Mobiltelefon ausreichend sein.
Soll sich der Heimarbeitsplatz jedoch nur durch seine geographische Lage von einem Arbeitsplatz im Unternehmen unterscheiden, ist das Handy sicher nicht die beste Lösung. Schließlich soll es sowohl für den Mitarbeiter als auch für Kollegen und externe Anrufer keinen Unterschied machen, wo jemand seine Arbeit erledigt.
Man sollte deshalb einen Blick auf die Möglichkeiten der Telefonanlage werfen – ist diese in der Lage, einen Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens mit einzubinden und somit zu einem Teil der internen Infrastruktur werden zu lassen?
Sollte dies heute nicht der Fall sein, sollte man diesen Aspekt bei zukünftigen Anschaffungen unbedingt beachten. Häufig steht die Auswahl einer neuen Kommunikationsanlage durch den Wechsel von ISDN zu IP zeitnah an.
Mit modernen VoIP Anlagen, ob im Unternehmen oder als gehosteten Dienst, ist man in der Lage, mit Laptop und Headset oder auch dem Smartphone, an jedem Ort, an dem Internetzugang besteht, Bestandteil der VoIP-Anlage und somit auch der damit verbundenen Rufverteilungsregeln zu werden.
Darüber hinaus gehört auch der Bereich Informationsaustausch und Kollaboration zu den heutigen Grundlagen der Kommunikation. Die Flut der Informationen sowie der Austauschbedarf werden immer größer. Heute arbeiten an Projekten nur noch selten einzelne Personen und meistens geschieht dies auch abteilungsübergreifend. Hierfür ist ein Informationsmanagement generell erforderlich, insbesondere aber für Kollegen, die nur begrenzt persönlich präsent sind.
Tools, auf die man über Web oder mobile APP zugreifen kann, bieten aufgrund der Geräteunabhängigkeit einen großen Vorteil. Erfolgt ein Austausch über Netzlaufwerke und Ordnerstrukturen, gestaltet sich der Zugriff deutlich aufwändiger und ist nicht von jedem Endgerät möglich.
Gerade im Bereich Kommunikation und Kollaboration, spielen Clouddienste ihre Stärken aus – nicht nur intern, sondern auch im Austausch mit Kunden und Partnern.
Ein wichtiger Hinweis von Hütten: „Ein häufiger Knackpunkt in der Produktivität sind Businessapplikationen. Gerade wenn ältere oder stark an die eigenen Bedürfnisse angepasste Programme und Tools genutzt werden, muss man im Vorfeld prüfen, wie auf sie zugegriffen werden kann.“
Gibt es keine mobile App oder keinen Webzugriff, ist in der Regel eine direkte Verbindung auf die internen Systeme erforderlich.
Dabei stellen VPN und der Zugriff über einen Terminalserver, der einen virtuellen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, die beiden häufigsten Varianten dar.
Der Zugriff über VPN ist in der Regel relativ einfach zu realisieren. Mit einer geeigneten Firewall und einem entsprechenden Tool auf dem Rechner wird man Teil des internen Netzwerks und kann auf Netzlaufwerke, E-Mail und interne Webanwendungen zugreifen. Ist jedoch ein Zugriff auf die Warenwirtschaft erforderlich, kann dies häufig zu Problemen führen. Viele Applikationen, die über ein lokales Interface auf Server zugreifen, reagieren sensibel auf gelegentliche Time Outs und höhere Ping-Zeiten. Reicht die Verbindung im Hotel für E-Mail und Internet locker aus, kann es beim Zugriff auf die Warenwirtschaft problematisch werden.
Nutzt man Programme, die nicht über VPN mit ausreichender Produktivität genutzt werden können, stellt der Terminalserver eine gute Alternative dar. Über den Remote Desktop wird ein vollwertiger virtueller Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, bei dem lediglich das Bild übertragen wird. Die Verarbeitung selbst, findet auf den eigenen Servern statt. Sind die Applikationen die man für den Terminalserver einsetzt geeignet, bietet sich hier eine gute Alternative oder Ergänzung zum VPN, die den Nutzern auch noch mehr Freiheit bei den Endgeräten bietet.
Da es entsprechende Apps für iOS und Android gibt, können auch mobile Endgeräte genutzt werden. Vorausgesetzt die Größe lässt es zu.
Bei Neuanschaffungen im Bereich Software sollten Unternehmen unabhängig von Ihren aktuellen Anforderungen darauf achten, dass diese auch mobil über eine App, über Webzugriff oder zumindest auf dem Terminalserver genutzt werden können. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich diese Anforderungen irgendwann ergeben, ist ziemlich groß.
Einhergehend mit den Applikationen und Daten die man verarbeitet, stellt sich laut Hütten auch die Frage: “Ist meine interne Infrastruktur dafür geeignet und wie schütze ich meine Daten, wenn ich außerhalb des Unternehmens darauf zugreife?“
Herausforderung Sicherheit
Die Sicherheit von mobilen Endgeräten wird heute noch immer häufig vernachlässigt. Dabei findet hier meist die größte Vermischung von privater und geschäftlicher Nutzung statt.
Ein falscher Klick bei der Installation einer App und der Messanger oder auch das kostenlose Spiel auf dem Smartphone synchronisiert die geschäftlichen Kontakte oder analysiert die Inhalte der E-Mails. Nicht nur unter dem Gesichtspunkt der DSGVO ist dies kritisch zu betrachten.
Hier kann ein sogenanntes Mobil Device Management oder auch Enterprise Mobility Management helfen, die Compliance Regeln des Unternehmens einzuhalten.
Hütten empfiehlt: „Entwickeln Sie Regeln, wie mit einem Firmen-Smartphone gearbeitet werden darf, welche Apps installiert sein dürfen und wie Sie im Falle des Verlustes handeln.“
Auch wenn private Smartphones geschäftlich genutzt werden, kann ein Tool helfen, in dem der geschäftliche Bereich in einem sogenannten Container verarbeitet wird. So bleibt Privates und Geschäftliches voneinander getrennt.
Gute Lösungen sind heute in der Lage, nicht nur Smartphone und Tablet sondern auch Notebooks zu managen. Neben der Einhaltung der Compliance Regeln, erleichtern diese Tools auch den Roll-Out neuer Geräte, in dem eine automatisierte Grundinstallation mit allen benötigten Apps erfolgt. Aber auch das Homeoffice des Mitarbeiters sollte nicht außer Acht gelassen werden. Hier wird meist der private Internetzugang des Mitarbeiters genutzt, an dem aber auch die privaten Geräte hängen.
Es gibt Anbieter, die mit spezieller Hardware die Möglichkeit bieten, die daran angeschlossenen Rechner direkt in die Regeln und Funktionen der internen Firewall einzubeziehen. Damit steht das gleiche Schutzniveau auch im Homeoffice zur Verfügung.
Grundsätzlich ist immer abzuwägen, was lokal auf dem Rechner und was auf den Servern des Unternehmens erfolgen soll. Da lokale Daten immer ein höheres Sicherheitsrisiko darstellen, sind diese vor dem Zugriff durch Unbefugte bei einem Verlust der Hardware zu schützen. Eine entsprechende Verschlüsselung von Festplatten und Speichermedien kann hier effektiv helfen.
Hütten appellierte an die zahlreichen Zuhörer: “Bedenken Sie bitte immer, dass die rechtlichen Anforderungen, zum Beispiel durch die DSGVO heute jeden betreffen und einen angemessenen Schutz auf dem Stand der Technik verlangen. Auch, wenn die digitale Welt nach dem 25.05.2018 nicht aufgehört hat zu existieren und die großen Vorfälle bisher ausgeblieben sind, ändert das nichts an den gegebenenfalls drastischen Konsequenzen, die bei einem Verstoß drohen.“
Herausforderung Infrastruktur
In der Überleitung zum Thema IT-Infrastruktur verwies Hütten darauf, dass was In-House funktioniert, noch lange nicht auch von außerhalb geht. Dabei ist seiner Meinung nach die Verfügbarkeit von schnellem Internet ein Knackpunkt. “Ist Ihre Anbindung ausreichend dafür, dass Mitarbeiter darüber auf Ihre Systeme von außerhalb des Unternehmens zugreifen?“
Je mehr Mitarbeiter außerhaus arbeiten, je mehr Bandbreite wird benötigt.
Zusätzlich ist eine entsprechende Redundanz erforderlich – nur, wenn das Unternehmensnetzwerk online ist, kann auch das Homeoffice arbeiten. Und:“ Bewerten Sie, mit wieviel Ausfallzeiten Sie leben können und entscheiden Sie dann über den Umfang von Backup-Verbindungen durch zusätzliche Anbieter und alternative Technologien.“
Auch die eingesetzte Hardware muss den Anforderungen entsprechen – reichen die Ressourcen der Server, um Terminal-Server bereit zu stellen? Kann die Firewall den zusätzlichen Traffic verarbeiten und kann man darüber ausreichend VPN-Verbindungen aufbauen? Es gibt viele Faktoren, die für das Homeoffice einen Flaschenhals darstellen.
Auch wechselnde Arbeitsplätze innerhalb des Hauses brauchen Rahmenbedingungen, die erfüllt sein wollen. Sind das Netzwerk und WLAN darauf ausreichend ausgelegt und entsprechend geschützt? Sind die Kollegen so ausgestattet, dass Sie nahtlos in der Ruhezone oder an einem anderen Arbeitsplatz weiterarbeiten können?
Und: stehen nur Tischtelefon und Fatclient zur Verfügung, dürfte der Wechsel nur schwer möglich sein, schließlich arbeiten wir heute digital.
Digitalisierung findet seit Jahrzenten statt
Was neu ist, ist die enorme Geschwindigkeit, der Umfang und die Technologien mit der sie stattfindet.
Wurden früher nur einzelne Bereiche betrachtet, um in der Logistik, im Einkauf oder Vertrieb durch neue Möglichkeiten Verbesserungen und Produktivitätssteigerungen zu erzielen, bezieht die Digitalisierung heute alle Prozesse eines Unternehmens mit ein und schafft so ein in sich geschlossenes Ökosystem.
Und in diesem Ökosystem will auch die Art und der Ort der Arbeit seine Berücksichtigung finden.
War IT früher nur Mittel zum Zweck, ist sie heute die treibende Kraft und eine unternehmerische Gesamtaufgabe.
Die Zeiten, in denen einzelne IT-Projekte nebeneinander und unabhängig voneinander stattfanden sind vorbei. Dogmatische Betrachtungsweisen, wie und wo ich IT betreibe, sollten genauso der Vergangenheit angehören wie die Frage: „Wo arbeite ich?“.
Vielmehr sollten alle Parameter der Unternehmens-IT bei jeder Entscheidung und Veränderung betrachtet werden. In allen Überlegungen sollte die Frage im Mittelpunkt stehen, wo möchte ich mit der IT hin und welcher Weg bietet mir den höchsten Grad an Effizienz, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit.
Gerade was das Thema Verfügbarkeit und die Skalierbarkeit von Ressourcen betrifft, lohnt sich innerhalb eines Projektes immer auch ein Blick auf alternative Infrastrukturen.
Dabei bieten die hohe Skalierbarkeit und Verfügbarkeit eines Rechenzentrums einen hohen Grad an Sicherheit. Fehlinvestitionen in Server und Storage sind nahezu ausgeschlossen, Anbindungen sind redundanter, als man sie üblicherweise als Unternehmen hat. Anforderungen durch die Gesetzgebung, zum Beispiel an die Rahmenbedingungen eines Serverraums, sind bereits durch Dienstleister erfüllt.
Auch kann ein gemischter Betrieb oder die Auslagerung einzelner Dienste die Verfügbarkeit kritischer Infrastrukturen erhöhen, das Maß an Sicherheit steigern und zusätzlich auch noch zeitliche Ressourcen freisetzen. Das Risiko eines Ausfalls der Infrastruktur oder des Ausfalls der Anbindung an das Internet ist in der Regel deutlich geringer. Wird dezentral gearbeitet, betreffen Internet-Ausfälle nur Einzelne und nicht alle, wie es bei einem Ausfall des Hauptstandortes der Fall ist.
Abschließend fasste Hütten zusammen:“ Ich möchte Ihnen noch einmal ans Herz legen, IT nicht selektiv zu betrachten. Digitalisierung betrifft uns alle und in allen Bereichen. Egal in welcher Branche Sie aktiv sind und unabhängig davon, wie stark die Digitalisierung bereits Ihre Arbeit verändert hat: die Geschwindigkeit und der Umfang werden sich weiter erhöhen und es wird in Zukunft entscheidend sein, wie schnell Sie reagieren können. Sei es im Wettbewerb um Kunden oder um Mitarbeiter. Gerade im Wettbewerb um neue und bei der Bindung bestehender Mitarbeiter ist ein moderner Arbeitsplatz ein entscheidendes Kriterium. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die die Digitalisierung Ihnen bietet - und verschaffen Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil!“
