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Zeitfresser und Fehlerquelle Dokumentenmanagement

Studie bestätigt Einsparungspotentiale durch Einsatz von M-Files

Ratingen, 4. April 2019: Basierend auf seiner jahrzehntelangen Erfahrung mit der Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen, arbeitet #bluvo, das führende IT-Systemhaus aus Ratingen, mit M-Files zusammen, ein auf Metadaten basierendes Dokumenten-Management-System (DMS), welches im Gartner Magic Quadrant im Bereich Innovationsführer eingestuft wird. M-Files bietet mit dem "Intelligent Metadata Layer" (IML) eine Lösung, die Informationen über unterschiedliche Systeme wie etwa Netzwerkordner, SharePoint, OpenText, Documentum, Dropbox und viele weitere vereint.

Eine weltweite Studie von M-Files zeigt, dass 8 von 10 Mitarbeitern bestehende Dokumente erneut erstellen, weil sie sie nicht wiederfinden, und 96 Prozent der Nutzer Schwierigkeiten haben, die neuste Version von Dokumenten zu erkennen. 

2019 Intelligent Information Management Benchmark Report (IIM-Benchmark-Report) zeigt Schwachstellen auf

Der Report von M-Files zeichnet ein düsteres Bild vom Status quo des Dokumenten- und Informationsmanagements weltweit. Auch für Deutschland, Österreich und die Schweiz zeigt sich mehr Schatten als Licht.

Basierend auf einer unabhängigen Umfrage unter mehr als 1.500 Mitarbeitern von Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt liefert der IIM-Benchmark-Report tiefe Einblicke in die Praktiken und Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten und Informationen am Arbeitsplatz.

Unternehmen und Anwender haben Probleme im Umgang mit Dokumenten oder Dateien:

  • 83 Prozent der Befragten weltweit sind gezwungen, bereits bestehende Dokumente erneut zu erstellen, weil diese nicht auffindbar sind.
  • Etwa die Hälfte der Befragten weltweit (45 Prozent) findet die Suche nach Dokumenten und Informationen mühsam und zeitaufwendig.
  • 96 Prozent aller befragten Mitarbeiter weltweit haben Schwierigkeiten, verlässlich die neueste Version eines Dokuments oder einer Datei zu finden.
  • 82 Prozent der Befragten weltweit sind überzeugt davon, dass ihre Produktivität durch unzureichende Unterstützung des Informationsmanagements beeinträchtig ist.

Sofortige Kontrolle über Inhalte und Informationen - Informationsmanagement mit M-Files

Dazu Holger Blumenkamp, Geschäftsführer bluvo: „Die Menge an Informationen und Daten, insbesondere in mittelständischen Unternehmen, explodiert. Zeitgleicht wächst die Anzahl der Speicherorte wie Netzwerkordner, Clouddienste, SharePoint-, CRM- und ERP-Systeme. Bei unseren Kunden verzeichnen wir vermehrt eine Nachfrage nach modernen Informationsmanagementlösung, die den Umgang mit Daten und Arbeitsprozessen auf intelligente Weise leichter macht. Mit Einsatz von M-Files hat das zeitraubende Suchen nach Inhalten ein Ende und unterstützt und zentralisiert zentrale Geschäftsprozesse.“

Der 2019 IIM-Benchmark-Report macht die anhaltende Frustration der Mitarbeiter beim Umgang mit Informationen deutlich. Unternehmen müssen bessere, intuitivere Wege zur Verwaltung von Dokumenten beschreiten. Zudem ist mit mangelndem Informationsmanagement die verlässliche Einhaltung von Compliance- und Datenschutzauflagen wie beispielsweise der EU-DSGVO kaum effizient möglich.

Den gesamten 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report in englischer Sprache können Sie anfordern bei: vertrieb@bluvo.de

Über den 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report

Der Intelligent Information Management Benchmark Report basiert auf einer jährlich von M-Files durchgeführten weltweiten Umfrage zur Beobachtung globaler Trends und Praktiken im Informationsmanagement. Die Umfrage wurde 2018 vom unabhängigen Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne durchgeführt, das 1.500 Büromitarbeiter von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen befragte, um ihre täglichen Herausforderungen und Arbeitsweisen im Umgang mit Dokumenten und Informationen am Arbeitsplatz zu verstehen. Die Organisationen der Befragten waren unterschiedlich groß – von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) bis hin zu Großunternehmen – und kamen aus einer Vielzahl von Branchen. Es wurden Nutzer in den Ländern Australien, Österreich, Finnland, Frankreich, Deutschland, Neuseeland, Schweden, Schweiz, Großbritannien und den USA und aus einem breiten Spektrum an Geschäftsbereichen befragt.

Spezifische Fragen wurden in vier Hauptbereichen gestellt:

  • Allgemeine Nutzererfahrung im Management von Dokumenten
  • Dokumentenmanagement unterwegs mit mobilen Geräten
  • Informationssilos – unterschiedliche Datenquellen und Ablagen
  • Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)