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Mit bluvo geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren

IT-Systemhaus bluvo bietet maßgeschneiderte Lösungen

Holger Blumenkamp, Geschäftsführer bluvo AG: "Wir bieten unseren Kunden individuelle Lösungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung."

Seit 2015 ist die Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftlichen Bezug Pflicht jedes Unternehmens. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen für die revisionssichere Archivierung elektronischer Korrespondenz präzise Anforderungen, die viele Unternehmer vor eine große Herausforderung stellt. Zudem konkretisieren die GoBD die Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.

Herausforderung E-Mail-Archivierung

Insbesondere soll die E-Mail-Archivierung Prüfungen durch das Finanzamt erleichtern, damit der Steuerprüfer die Möglichkeit hat, Nachrichten einem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg eindeutig zuordnen zu können. Grundsätzlich gilt: Jeder Beleg, der in der Buchhaltung berücksichtig wird, muss GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören alle Nachrichten mit geschäftlicher Relevanz: Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege sowie Lieferpapiere.

Von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen sind Nachrichten mit Bewerberdaten, Spam-Mails, Newsletter und private Nachrichten – vor allen Dingen private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewahrung nicht zugestimmt haben, dürfen nicht archiviert werden. Die private Nutzung des E-Mail-Kontos sollte den Mitarbeitern daher im Idealfall untersagt sein, was aber in der Praxis nicht durchführbar ist.

bluvo bietet Rundum-Lösung für E-Mail-Archivierung

bluvo, das IT-Systemhaus für den Mittelstand aus Ratingen, bietet seinen Kunden die revisionssichere Archivierung von E-Mails zum Thema Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Lieferpapiere. Die eingesetzten Lösungen bieten die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren und eine sichere Datenablage auf deutschen Servern. Der Kunde erhält eine volle Zugriffskontrolle durch Vergabe von Administrationsrechten.

Bei der Archivierung achtet bluvo für seine Kunden auf die Speicherung im Originalformat und die Vollständigkeit der zu archivierenden E-Mails. Die Archivierung der E-Mails muss unveränderbar, und die E-Mails jederzeit verfügbar sein. Ebenso muss eine maschinelle Auswertung möglich sein. Neben der Einhaltung der Vorgaben der GoBD wird der Mailserver der Kunden entlastet und gleichzeitig die Arbeitsbelastung für Administratoren reduziert, da keine Wartungsarbeiten des Servers anfallen. Somit können geschäftskritische E-Mails einfach über Jahre hinweg gesucht und wiedergefunden werden.

Revisionssichere Archivierung

Der Begriff „revisionssicher“ bedeutet manipulationssicher. Es muss gewährleistet werden, dass die archivierten Nachrichten nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wichtig ist außerdem, dass Dateien und E-Mails sowie deren Dateianhänge im Originalformat archiviert werden, sprich in der ursprünglichen digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Datei genügt nicht. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, die Datei ist mithilfe eines Programms lesbar, beispielsweise PDF-Präsentationen im Acrobat-Reader.

Riesige Datenmengen benötigen effiziente Archivierung

Geschäftliche E-Mails müssen je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Durch diese langen Aufbewahrungsfristen entstehen – vor allem in größeren Unternehmen – schnell große Datenmengen, die nach einer Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im Unternehmen. bluvo bietet seinen Kunden seit vielen Jahren maßgeschneiderte Lösungen für die E-Mail-Archivierung, sowohl intern, als auch in der Cloud an.

Weitere Informationen:

https://www.bluvo.de/loesungen/managed-services/bluvo-private-cloud

https://www.bluvo.de/fileadmin/dateien/pdf/bluvo_Private-Cloud_01.pdf