Ist es nicht toll, dass Sie nicht mehr so viel Ordner im Keller lagern müssen, weil unglaublich viele wichtige Informationen digital vorliegen? Aber andererseits: In den Ordnern haben Sie alles leicht gefunden: Sie waren ja gezwungen, die Dokumente zuzuordnen.
Fragen Sie mal Ihre Mitarbeiter, wie viel Zeit die jede Woche mit der Suche nach Dokumenten am Computer verbringen. Die Menge der Information, die produziert, gesammelt, verwaltet und aufbewahrt wird, wächst und wächst. Und dabei kommen die Daten aus ganz unterschiedlichen Richtungen: aus dem ERP-System, der CRM-Software, aus Outlook, Office-Dokumenten, der Buchhaltungssoftware. Ein fröhlich wuchernder Datengarten, in dem sich Ihre Mitarbeiter nur noch mühsam mit der Machete einen Weg bahnen können. Und der will gepflegt sein.
Mehr Zeit für die Ernte
Im Gegensatz zum Garten können Sie aber nur einen Teil der Informationen beschneiden. Viel wichtiger ist es, die Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen. Damit Ihre Mitarbeiter nicht mehr so viel Zeit mit der Suche verbringen, sondern mit dem Pflücken der Früchte (um mal im Bild zu bleiben).
Nicht zu vergessen: Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren eine Unmenge an Bestimmungen und Regeln erlassen, deren Einhaltung in einem modernen Betrieb ohne ein hochprofessionelles IT-System kaum denkbar und in einigen Bereichen sogar ganz ausgeschlossen ist. Dafür sind Sie als Geschäftsführer oder Vorstand persönlich verantwortlich.
Der Einsatz einer Software für das Management von Dokumenten ist also längst kein schicker Selbstzweck mehr, sondern ein Stück Sicherheit, Effizienz und reicher Ernte. Ihr Erntehelfer ist natürlich bluvo. Kontakt aufnehmen – und den Wildwuchs lichten.
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